プライバシーマーク対策とレイアウト

プライバシーマークを見たことがあるという方も多いと思います。
言葉は知らなくても見たら分かると思います。

プライバシーマークは」事業者が自社の持つ顧客情報・社員情報・採用情報など、すべての個人情報を適切に管理する体制を整備しているとして使用が認められる標章」のことです。
今、顧客情報の漏えいが問題になっています。
企業そのものの情報が漏れると様々な被害が考えられます。
これが企業ではなく個人レベルになると、より身近な問題になります。
個人情報保護法がありますが、それでもインターネット上で漏れてしまうことがあります。

ですから、情報を適切に管理できるという証拠になるマークなのです。
インターネットショッピングをした際に出ているマークを思い出してみると分かると思います。

オフィスレイアウトを行う際にも情報漏えいをしてしまうことがあります。
ですからオフィスレイアウトを変更する際には専門業者に委託するにしても、プライバシーマークを取得している専門業者を利用しなければいけません。
プライバシーマークを取得しているから大丈夫というわけではありません。
情報の管理は出来るだけセキュリティーを強化しなければいけないことでもあるのです。

コスト削減の対策とレイアウト

オフィスレイアウトを行う際に出来るだけコストを削減する必要もあります。
いくら便利になるからと言っても、あまりにもコストがかかるようでは問題です。

どういうところでコストを削減することが出来るのでしょうか?
まずはオフィスレイアウトをCADデータなどで作成をするといいです。
自社で出来ることもあります。
分かりやすい図面を出すことが出来れば、スペースに無駄がないのか確認をすることが出来ます。
実際に変更をした時に事務機器が入らなかったりということがないようにしなければいけません。
レイアウトはスペースをしっかり計算しなければ、時間も費用もかかってしまいます。
無駄を省くことがコスト削減に繋がります。

また、既存のものを採用すること。
書棚などは出来るだけ今あるものを利用すること。
新しく購入するものを出来るだけ少なくすることも大事です。
購入するものが少ないとそれだけでコストを削減することが可能になります。

不要なものは早めに破棄すること。
纏めて専門業者が破棄してくれることもありますが、その前に処分をすることが出来れば、処分費を抑えることも可能になります。
出来ることは早めに行っておくことも大事ですし、何が出来るのか事前にチェックをすることも大事です。

ISO対策とレイアウト

ISOという言葉をご存じですか?
言葉は聞いたことがあるけど、実際にはどういう意味なのか、どういうことなのか知らないという方はとても多いです。

International Organization for Standardizationの略で意味は国際標準化機構。
電気の分野を除く工業分野の国際的な規格を策定するための非政府組織のことです。
この規格そのものをISOとも呼びます。

オフィスレイアウトの変更の際にもISO対策が必要になります。
ISOの文書管理はとても大変です。
私も建設会社で事務の仕事をしているので、書類を揃えるだけでも大変なのです。
ですから、オフィスレイアウト変更の際には書類も見やすく管理しやすいところに置くようにしています。

文書関連のISO対策の中でもっとも重要なことが電子での文書の保存です。
今は仕事上の文書もほとんどが電子化されています。

レイアウト変更の際にもこの文書が分かりやすくなっているように配慮をしなければいけません。

レイアウト変更でもISO対策が問われます。
環境マネジメントシステムであったり、情報セキュリティーマネジメントシステムであったり。
キチンと規格をクリヤーしている専門業者を選定する必要があります。